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项目沟通在项目过程中的重要意义
来源:项目管理专刑  发布日期:2015-03-23  

   项目沟通是确保项目团队的相关信息能及时、正确地产生、收集、发布、储存和最终处理好项目信息所需的各个过程。PMBOK中也建议项目经理要花75%以上时间在沟通上,可见沟通在项目中的重要性。多数人理解的沟通,就是善于表达,能说、会说,项目管理中的沟通,并不等同于人际交往的沟通技巧,更多是对沟通的管理。为了更好地提升你的沟通能力,我们来学习一下高效项目沟通者常用的最佳方法。我们会了解综合沟通管理、状态报告、主持会议、人际关系技巧以及常见沟通媒介的最佳用途。

  1、指定主力队员

  为了保证项目沟通的质量和一贯性,一定要指定具体的团队成员来负责正式的项目沟通。在大多数项目中,你(项目经理)会扮演沟通的主要角色。不过,在大型项目中,你可能要将某些沟通事项或者与目标项目干系人沟通的任务委派给其他人来做。这可能包括同公司的相关部门密切合作,比如人力资源部、市场部和/或公司通信部等。

  2、利用强项

  尽管你总是要用到很多种沟通方式和媒介,还是要利用好你具备的沟通强项,这些其他的方法只是用来支撑这些强项。

  3、进行项目干系人分析

  沟通计划中包含了项目干系人分析。这项分析应弄清楚每个项目干系人的需求和动机。此外,根据这些评估来确认,要采用哪种类型的项目沟通才能恰当地支持每个项目干系人以及管理他们的期望。

  4、使用推拉策略

  高效的项目沟通者会使用推(传送)和拉(提供)这两种沟通方法。随着中央项目储存库的出现,拉的方法越来越受欢迎。尽管这种方法在处理项目干系人随时需要的信息时非常好使,但是重要的、紧急的项目沟通最好不要依靠它。遇到重要的、紧急的项目沟通时,一定要直接发送(推)给目标项目干系人。此外,如果你在使用团队协作技术(比如Sharepoint),就可以同时使用推和拉的方法。可以让项目干系人订阅相关提醒,以便在某项产品更新的时候自动通知他们(推)。提醒的消息包含了一个链接,项目干系人可以通过链接来访问目标产品(拉)。

  5、保持信息流通

  许多高效的项目沟通者都推荐一种简单却有效的方法,就是一定要让对的人获得对的信息,这样便于他们扮演好自己的角色。在很多组织里,各个团体之间的信息流通不是很好。高效的项目经理就会找出信息流通不顺畅的地方,扮演促进信息流通的角色。

  6、认真对待沟通决策

  在做沟通决策时,要考虑各方关系、信息内容以及可用媒介。总的来说,不同的沟通方法适合不同的情况,高效的沟通者都会做出明智的选择。

7、让事情简单一些

要想在项目干系人那里拿高分,就要让他们很容易就理解你发给他们的东西(提供概要)或者让他们做的事情(提供背景和目标)。不要让他们去找任何东西(包括沟通的参考事项)。你的项目干系人整天为很多任务和重要事项忙得团团转,困惑和不确定会令他们不痛快。如果你能努力去让他们迅速理解你发过去的东西或者你让他们去做的事情,他们一定会心存感激,这样也会提升你在整个项目中的价值。

   8、确保技术可用、加强用户培训

一定要保证用于具体沟通的技术能正常起作用,还要保证相关的项目干系人知道如何正确使用这些技术。

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