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化妆品贸易企业500T-VIP商业版实施案例
来源:速达软件  发布日期:2014-07-18  

化妆品贸易企业
一、企业简介
**美容有限公司是美容产品销售公司,代理国外美容产品,他们主要客户是美容院;目前在国内有几十个分支机构。 客户原先有一套自行开发的BS构架的进销存及CRM系统.但系统的数量金额不准确,公司解决引入一套ERP软件来解决目前公司存在的问题。

二、需求分析
(一)业务方面需求
1、订单需要算出产品的装箱数;
2、客户关系用户管理客户基本信息、类别、状态、权限等。该模块除权限(该客户允许购买何种产品)及部分销售相关的信息外,均将在短期内转移到CRM系统进行统一管理。客户信息包括名称、发货地址等唯一项;同时包括联系人、联系电话等非唯一项。
3 、销售管理 订单包含指定的客户信息(可通过模板进行指定)、收货信息(可编辑以满足临时变更收货方的要求)、物品清单及备注。订单编辑时应自动计算订单金额并即时显示,应显示参考用的运费金额。订单编辑时综合客户信息、产品信息及特殊申请判断是否允许出售指定的产品。编辑订单时可根据模板进行输入,查看订单时可查看包含的模板及数量。查看订单时应针对以下项目进行特殊显示:修改过的收货信息、缺货的物品清单、对应的优惠政策(具体内容无需直接显示,通过二级页面或鼠标提示的方式显示即可)。可以在订单中录入客户打款金额(详见财务管理部分)。可选项(当前系统的模式,但非必要,由承包方作出建议,下同):将赠品和普通产品分置两栏。可选项:订单的来源多数来自传真;部分来自电话;还包括邮件等方式,能否提供类似于PDF表单的电子订单功能。
4、订单审核指定人员对订单内容进行审核,并根据订单是否合法将订单标识为“已审核”或“未通过审核”
5、财务审核当客户的订单总金额和客户余额,在客户余额 -订单总金额 >= 信用额度时,系统允许财务人员将订单状态标识为“允许出货”。同时审核人员应能按差额自由筛选订单。当前信用额度各个客户均相同。当不满足上述条件时,必须有特殊申请后方允许进行审核操作。
6、订单追踪显示订单周期内各个步骤的详细记录(录入时间、修改时间、修改人、配货时间、物流信息等)

(二)仓库管理需求
1、退货管理针对产品进行退货操作:用户在系统内输入退货申请(退货客户、退货时间、申请退货的种类和数量、退货类别及具体原因);退货审核人员选择符合退货标准的产品生成退货单,仓库根据退货单进行入库,相关库存和客户余额做相应调整。对于换货操作,系统内通过关联的退货单和订货单进行处理。
2、产品信息产品的基本信息(均为唯一项),支持图片可选项:明确标识出二级物料;支持对同一产品不同版本的处理
3、价格管理产品具有基础价格。通过对基础价格进行优惠可产生多个价格体系。价格体系包含了指定的产品列表和每个产品的折扣。通常体系中的大部分产品均为同一折扣.
4、库存预警根据一定算法计算安全库存并将即将缺货或已经缺货的产品列出,通过报表及邮件方式定期进行提示。
5、采购状态采购产品、采购数量、时间、预计到货时间及数量(可分批到货)、入库时间及数量(分批)
6、仓库管理支持多个仓库,目前存在成品库、不良品库等。仓库之间允许转库。
7、出库管理基本的出库管理功能,包含新建取货单及出库单、理货、确认及查看等功能根据通过审核的订单自动生成取货单,自动根据当前库存判断是否需要欠货。可在指定时间自动运行或手动运行。当满足一定的还欠条件时,根据欠货记录自动/手动生成取货单。取货完成并予以确认后,自动生成装箱单及出货清单,要求实现自动分箱及运费计算的功能。以上自动计算功能均允许后期手动修改。 速达500T-VIP商业版订单可以自动生产销售开单,销售开单可以自动生成出库单。打开“采购订单”的时候系统会根据当前的货品库存数量以及库存上下限的设定来判断货品的库存情况,如果货品的库存存在不足(为0或者低于库存下限)系统会提示是否生成订单。分箱及运费计算前面已述。
8、物流信息出库单的承运商、发货时间、预计到达时间、运单编号、实际到达时间等信息。承运商、发货时间、预计到达时间、运单编号、实际到达时间等信息,用出入库单的用户自定义字段来处理。

(三) 财务管理 需求
1. 收款管理根据客户打款金额生成收款单(见订单管理部分,一般情况下收款金额由订单处理人员在新建或编辑订单时录入,但允许财务人员在财务管理中进行操作或调整)。财务部门定期进行查账,并将从银行获得的收款记录转发给配货会计,配货会计将收款记录输入系统。可选项:由于记录格式固定,应导入系统而非目前通过Excel保存。由于目前收款记录中无法判断实际打款方,因此必须通过金额(一般有尾数)、银行、打款时间三个要素进行(非准确)判断。在出现三个要素相近时,易出现混淆;在实际操作中会出现误判情况。收款将直接改变客户的余额。 什么时候到款什么时候做应收款单或应付款单即可,应用银行和出纳对账,解决金额、银行、打款时间的时间差可能产生的误差问题。
2. 客户余额查询可以查询客户余额,或按金额对客户进行筛选 在往来单位资料里面可以用金额来筛选或查看应收应付汇总明细
3. 往来帐记录需要包含客户的打款记录(来源:收款管理)、运费(来源:出库管理)、调整(见收款调整)折扣(见收款调整)、货款(来源:订单、退货单)的明细记录 往来帐记录可以单看相应往来账报表,应收应付汇总表明细表”
4. 收款调整可以处理非常规的费用调整,包含金额、类型、批示编号等信息。 费用调整可以通过“费用开支单”或“其他收入”来继续进行处理,或在销售开单中用非存货类的货品来调整。
5. 统计报表统计报表需要支持基本的权限划分、筛选、Excel导出功能。同时,支持定时报表推送。可以对报表的浏览情况进行审计。 速达软件商业版报表支持基本权限划分、筛选、Excel导出功能。暂时不提供报表的浏览情况进行审计。 综合考虑客户的以上需求,建议推荐

三、解决方案建议推荐使用:速达500T-VIP商业版。http://store.buysd.cn/goods-144.html
(一)业务方面需求
1、 可以根据货品的规格和数量来计算体积,但产品的装箱数需要根据货品的体积来人工计算。如果需要软件计算,需提供单一货品的体积及一个标准体积的箱子可以装同一货品的数量。

2、 软件可以管理客户基本信息、类别、状态、权限等。有关销售等相关信息会即时转入客户关系管理模块中。

3、 销售订单
1) 速达软件商业版订单包含客户信息、收货信息、物品清单及备注。订单编辑时系统可以自动计算订单金额并即时显示;可以处理相关运费,具体金额需手工录入。或者可以将“运费”当作货品管理,核算“服务劳务”,可以乘以公里数或者件数,软件自动计算其价格。
2) 在软件中可以向客户销售任何产品,如果需要显示某些固定的商品,编辑时可以在客户资料中录入供销货品,在销售订单中选择该客户后相应的货品会自动显示在销售订单中,然后可根据实际销售更改。
3 ) 修改过的收货信息无法显示,然见可以在系统日志中记录哪个时间、哪个操作员登陆哪张单据,在系统日志中查看即可。
4) 对应的优惠,如果货品设置了限时打折,可以在限时打折商品中查看
5) 如果不允许负库存出库或者低于了库存下限,系统会提示且单据无法保存,该界面显示缺货货品清单及数量。
6) 如果该货品为赠品,可以在该货品明细后“赠品”栏打勾,即可方便处理赠品业务。
7) 系统暂不提供PDF表单自动生成销售订单。

4、 速达500提供了审核及多级审核的功能,完全可以满足客户需求。
 
5、 软件提供了“信用额度”功能,当客户的订单总金额和客户余额,在客户余额 -订单总金额 >= 信用额度时,操作员可以选择“允许出货”或者“不允许出货”。信用额度是针对业务单据而言,在帐套选项中可以自由选择哪些单据参与“信用额度”计算。

6、 速达软件商业版可以满足上述要求,订单结合系统日志即可。

(二)仓库管理需求
1、
(1) 退货原因可以用自定义字段来解决
(2) 按照软件的正常流程,进行退货及相应的货款处理即可,相关库存和客户余额会即时变化。
(3) 在速达500商业版中可以直接处理换货业务。
 
2、速达软件提供货品图片管理。在货品资料单当中可以用“组装单”来实现显示该货品由哪些货品组成。
 
3、软件提供了折扣和整单折扣功能,如果用到POS销售软件有促销价和会员价设置。不同的价格体系建议用软件提供的“等级批发价”来处理。

4、软件提供库存预警功能,且提供相关报表进行查看。初次之外,在用户打开软件即可看到相关预警信息。

5、现有采购和出入库单就可以实现

6、软件支持多个仓库,可以进行仓库调拨,支持同价调拨和异价调拨。

7、速达500商业版订单可以自动生产销售开单,销售开单可以自动生成出库单。打开“采购订单”的时候系统会根据当前的货品库存数量以及库存上下限的设定来判断货品的库存情况,如果货品的库存存在不足(为0或者低于库存下限)系统会提示是否生成订单。分箱及运费计算前面已述。
 
8、承运商、发货时间、预计到达时间、运单编号、实际到达时间等信息,用出入库单的用户自定义字段来处理。

(三) 财务管理 需求
1. 收款管理什么时候到款什么时候做应收款单或应付款单即可,应用银行和出纳对账,解决金额、银行、打款时间的时间差可能产生的误差问题。

2. 客户余额查询在往来单位资料里面可以用金额来筛选或查看应收应付汇总明细

3. 往来帐记录,需要包含客户的打款记录(来源:收款管理)、运费(来源:出库管理)、调整(见收款调整)折扣(见收款调整)、货款(来源:订单、退货单)的明细记录 往来帐记录可以单看相应往来账报表,应收应付汇总表明细表”

4. 收款调整,可以处理非常规的费用调整,包含金额、类型、批示编号等信息。 费用调整可以通过“费用开支单”或“其他收入”来继续进行处理,或在销售开单中用非存货类的货品来调整。

5.统计报表需要支持基本的权限划分、筛选、Excel导出功能。同时,支持定时报表推送。可以对报表的浏览情况进行审计。 速达软件商业版报表支持基本权限划分、筛选、Excel导出功能。暂时不提供报表的浏览情况进行审计。
 

 


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