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汽车用品行业-使用速达建账说明
来源:速达商店  发布日期:2015-08-19  

 

汽车用品行业

一、建帐设置说明

    1. 账套代号:  sample1
    2. 企业名称:  汽车用品行业演示账套
    3. 所属行业:  商品流通企业
    4. 纳税性质:  一般纳税人
    5. 是否小企业会计制度:否
    6. 是否结合使用  进销存与帐务结合使用
    7. 会计科目长度结构:  4-4-3-2-2-2
    8. 凭证字:    收、付、转
    9. 账套启用日期:    2006-1-1

注解: 
说明3,本账套主要用于汽车用品的进销存业务演示,故选择“商品流通企业”; 
说明6,为突出“进销存与财务一体化”的特色,此处设置为结合使用; 
说明7,二级会计科目的长度与账套所能允许的往来单位数量密切相关,目前估计有少于10000个的客户或者供应商数量,故设置为4位,即至多可以录入9999个供应商或者客户资料; 
说明9,以年度的开始月份作为账套的启用月份,较具代表性,对接下来的统计工作也更直观,所以设置为2006-1-1。 
以上设置,在建账完成后,都不允许更改。故,在设置时需慎重考虑。

  二、账套初始化设置说明

1、往来单位编码设置说明:G01002,K01002
字母G、K分别代表供应商和客户,数字前两位01代表地区,后三位002代表该地区的供应商或客户顺序号。

2、货品编码设置说明:01030002,A0001
常规货品的编码为01030002,前两位01代表该货品所属一级类别,3~4位03代表该货品所属二级类别,末端四位代表该二级类别中的货品顺序号; 
特殊用途商品(如礼包、虚拟货品)的编码为A0001,字母A代表货品的用途分类,后四位数字代表该类别中的货品顺序号。 
初始化的其他需要注意的事项: 
1、基础资料的excel导入: 
通过整理成excel电子表格的形式,可以将货品资料和往来单位资料导入到账套中,减少繁琐的手工输入过程。同时应该注意excel表的格式,建议从演示账套中导出一份表格以参考格式,excel表中单元格的内容尽量避免使用特殊符号,半角逗号绝对不能出现。

2、货品资料中相关信息的说明: 
货品资料的相关信息,如存货类型、货品属性、成本核算方法、加权价都必须在初始化状态时定义好。启用帐套后,上述信息都不允许修改或补充。

3、期初往来款的录入: 
建帐时有期初往来款的,需要在初始化时在客户资料或供应商资料中的“实际欠款”中录入,其中,预收和预付应以负数录入。期初往来款在账套启用之后将不允许更改或补充。

4、期初库存的录入: 
期初的库存必须在初始化货品库存中录入,期初有委托代销业务的必须在委托代销初始化中录入,期初有估价入库业务的也必须在估价入库初始化中录入。以上三项在账套启用后将不允许修改或补充。

5、现金银行开账余额的录入: 
现金银行账户的期初余额必须在初始化时录入,账套启用后不允许修改或补充。

6、帐务初始化的数据录入: 
帐务数据初始化时,“本年年初”一栏不需要填写,当填写“期初余额”和“本年累计”之后,系统会自动计算出本年年初数。

特别注意:当初始化完成,准备启用账套之前,建议先对初始化状态的账套做一次备份,方便日后万一发现初始化数据有误时恢复数据进行更改,再重新启用账套。从而免去重新建帐的重复工作。

三、业务处理流程操作说明 
1、采购管理

  1. 采购订单只是一种对采购意向做记录的单据,单据在保存后,不会对任何数据产生影响。如果订单不需要执行,可以使用“中止执行”的功能使单据作废;
  2. 估价入库用于发生“货已到、发票未到”的业务时对未知采购单价的货品办理暂时入库的手续;当收到发票,只需开具采购收货单,引用相应的估价入库单进行保存,系统会自动生成对应的红字估价单冲回原有估价单,并做相应的会计处理;
  3. 采购收货单用于对货品办理入库手续,视情况可以引用采购订单或估价入库单进行编制,也可以直接开具;
  4. 采购付款是指对采购所发生的货款进行支付。做应付款或预付冲应付时需引用对应的采购收货单,也可以直接做预付款或应付转预付。如果退回预付款,可直接做预付款的红字单据。如果因退回已付款的收货单、同时选择了冲抵往来造成应付款大于货款,可使用应付转预付将红字应付转为预付款;
  5. 采购退货用于对采购的货品进行退货的处理。正常情况下建议退货时引用对应的采购收货单或现款采购单进行编制。一般情况下,已付清款项的采购收货退回时使用“退回现款”,反之则使用“冲抵往来”。
  6. 现款采购用于对“一手交钱、一手交货”这种及时付清往来款项的业务进行处理,可以免去先收货、后付款的操作,使处理的过程更加简单、直接。

2、销售管理

  1. 销售订单、销售开单、销售收款、销售退货、现款销售等单据与采购模块中相应单据的操作类似,不做重复解释;
  2. 委托代销用于将商品委托其他客户进行销售的业务处理,代销结算是指对委托代销的商品与受托客户进行结算。如果发生代销商品的退货业务,未结算的商品直接在委托代销单中选择“委托退货”的单据类型进行编制;如果商品已结算,则需要开具销售退货单并引用对应的代销结算单;
  3. 特别提醒:为了保证成本计算的准确性,一般不建议使用负库存销售的方式。

3、仓库管理

  1. 对于汽车用品行业这种商品流通型企业而言,在日常业务中不存在生产过程,所以领料单、退料单、产品进仓单这三种单据一般不进行编制。当然,如果有领用办公用品等特殊的行政领料业务发生时,可以使用领料单进行编制;另外需要注意的是,产品进仓单指的是产成品的验收入库,并不是对采购回来的货品进行入库,所以,在开具采购收货单后,不能再开具相同的产品进仓单;
  2. 仓库调拨单指的是对不同仓库之间的货品进行调拨处理。在本软件中,只支持仓库间的同价调拨,换而言之,调拨单中的货品单价不允许修改;
  3. 库存变动单用来处理库存商品的临时变动业务,如汽车用品行业可能用到的货品样品领用。开具库存变动单之后,账面的库存数量不会改变,这一业务只会在实际库存报表中反应;
  4. 组装与拆卸用于对可进行由若干独立货品合并成另一种独立货品,或者一独立货品分解成若干独立货品的业务处理。做组装或拆卸之前,都需要先在组装后或拆卸前的货品的基本资料中设置组成元素资料;
  5. 库存盘点用于对账面库存与实际的库存之间的一致性进行盘点调整,或对经营过程中商品的溢、损进行处理。其中,蓝字表示盘盈,红字表示盘亏;
  6. 存货调价用于调整库存商品的成本价。需要特别注意的是,存货调价必须遵循会计的谨慎性原则和可变现净值孰低法原则,在企业持续经营中因历史成本与市面价值出现偏差的情况时才进行成本价的调整。所以,不允许使用存货调价单对由于操作失误或者计算中出现的错误进行修正;

4、现金银行

  1. 本模块主要用于处理企业日常经营活动中,对日常费用开支、其他业务款项和现金银行中各账户相互转账等业务的处理。费用开支和其他收入可以用来处理在采购和销售模块中无法进行相应处理的其他收付款业务。

5、帐务管理

  1. 进销存和现金银行中发生的业务,都将自动生成凭证。有需要的话,也可以在凭证录入中手工编制记账凭证。当然,为了进销存系统的数据与帐务系统的数据保持一致,建议所有的业务处理都在进销存系统中进行录入,由系统生成对应的机制凭证。

6、固定资产

  1. 固定资产增加、减少,工作量法进行计提折旧的固定资产的工作量录入,都通过本模块进行处理;
  2. 会计期间本期增加的固定资产本期不计提折旧,下期开始计提折旧;本期减少的固定资产本期照提折旧,下期停止计提折旧。

7、工资管理

  1. 员工的基本工资必须先在员工资料中录入,基本工资将作为固定数据参与工资计算;
  2. 计算工资前,需要先设置工资的项目和项目之间的计算公式。公式必须填写完整,并检测通过才能正常进行计算;
  3. 支付工资后,还需要设置相关的工资分配科目,才可以进行工资费用分配;
  4. 由于汽车用品行业不进行计件工资处理,本帐套对此模块不做解释。

 

四、月末处理操作流程说明 
作为进销存和帐务结合使用的帐套,进行月末处理的流程是:先进行进销存期末结账,再进行帐务期末结账。反之,先进行帐务期末结账则会提示“当前会计期间不能大于当前进销存期间,请先进行进销存期末结账”。 
1、进销存期末处理

  1. 进销存期末结账之前,必须先对库存商品进行成本计算;重算库存成本是指对本期的所有库存商品都进行成本的重算操作。为保证库存成本能及时、准确的反应,建议日常操作中也定期进行重算库存成本的操作。
  2. 进销存结账的界面上,有数据重整的按钮,是对本期所有发生的数据都进行重新计算、整理,建议点击该按钮进行数据重整;
  3. 如果由于小数点位数累加造成的一、两分钱偏差,或者成本异常变动而造成库存商品数量为零而仍然有金额的情况,可在结账过程中弹出的“库存金额调整”窗口中进行调整。

2、帐务系统期末处理

  1. 首先需要对固定资产进行计提折旧;
  2. 对凭证进行审核、登帐,损益类科目有发生额的需要进行结转损益,有外币核算业务还需要进行期末调汇。如果有某一项工作没有进行,在做期末结账时,会有相应的提示,根据提示再行检查即可;
  3. 资产负债表随时都可以查看,利润表必须在帐务结账后才能查看,现金流量表需要先设置核算现金流量科目、再手工进行现金流量分配才能生成。

五、操作员定义和授权操作说明

  1. 帐套至少必须有一个系统管理员,管理员拥有全部的权限;
  2. 授权时,可直接给指定的操作员授予权限;也可以通过设置一个组的权限,该组的操作员将自动继承组的所有权限;
  3. 对操作员所在的组,可以交叉指定。即一个操作员可以同时隶属于不同组别,同时拥有所在的全部组的所有权限。

 

六、日常维护操作说明

为避免由于意外事故造成电子数据被破坏所导致的损失,强烈建议定期做好备份工作。备份是指将当前的数据状态,压缩成速达软件所特有的备份文件,为了保证数据的完整性和安全性,该文件采用了速达软件算法进行压缩处理,只有通过软件的恢复功能恢复到软件中才能进行使用,而不能使用其他外部工具打开。备份时,先停止服务器,点击帐套维护,选取帐套点击备份按钮,再选好路径即可;恢复时,同样停止服务器,在帐套维护中点击恢复按钮,选取相应的备份文件即可。

  • 新版软件使用的数据库为MS SQL Server 2000,所以帐套的数据文件不建议直接拷贝出来做维护工作。如确实需要用到引入数据文件的功能,前提是数据文件是进行过正常的分离操作,并且可以正常附加到数据库的才能成功引入。如果不能引入,可以联系速达软件公司的技术支持人员尝试对数据进行修复。
  • 帐套持续使用一段时间后,由于数据量持续累增加大,可能会造成帐套运行速度降低。这时可以用软件中的初始数据导入功能,将帐套的基础资料和期末余额转到一个新的帐套,在新的帐套中继续进行工作。做初始数据导入之前,必须先把帐套进行结账,并且不能再录入下一期的数据。
  • 在帐套使用过程中,日志文件也会不断累增,可以使用收缩帐套的功能,对帐套日志进行清空,节省占用空间,提高运行速度;
  • 对不需要的帐套,可以进行删除。删除时可选择放入帐套回收站或者彻底删除,放入帐套回收站只是逻辑上的删除,指将帐套从帐套列表中删除,日后需要时还可以恢复进行操作;彻底删除则是把帐套从硬盘上做完全的物理删除,无法再进行恢复。
  • 当速达软件公司退出本产品的升级补丁时,可通过登录官方网站下载合适的升级补丁进行安装升级。每次升级到新版本之后,都需要进行帐套修复。

*本方案仅用于参考,请以实际使用情况为准。

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